Офис-менеджер должен выполнять следующие должностные обязанности:
Обеспечивать работу приемной Генерального директора Компании.
Осуществлять прием, обработку и регистрацию корреспонденции Компании.
Обеспечивать своевременное отправление материальных ценностей (посылки и бандероли), корреспонденции Компании.
Организовывать обслуживание совещаний и конференций, проводимых в Компании.
Осуществлять регистрацию и хранение приказов, протоколов совещаний по основной деятельности Компании.
Осуществлять формирование электронной базой подписанных и зарегистрированных договоров путем своевременного сканирования предоставленных документов и заполнения в сетевой папке.
Обеспечивать работников офиса основными средствами и товарно-материальными ценностями по установленным нормам.
Обеспечивать оформление документов по товарам, выполненным работам, оказанным услугам в рамках своей деятельности.
Участвовать в проведении инвентаризации основных средств и нематериальных активов офиса.
Осуществлять согласование проектов приказов, смет расходов, связанных с представительскими расходами.
Обеспечивать офис полиграфической и рекламно-имиджевой продукцией.
Осуществлять координацию и контроль за пользованием служебным автотранспортом.
Осуществлять рассылку поздравлений в предпраздничные дни и в дни рождения сотрудников Компании.
Выполнять установленный в Компании внутренний трудовой распорядок и соблюдать трудовую дисциплину.
Соблюдать требования правил по охране труда, пожарной безопасности, производственной санитарии Компании.
Постоянно повышать свой профессиональный уровень и квалификацию для эффективного исполнения должностных обязанностей.
Выполнять в пределах своих функциональных обязанностей другую работу и поручения руководства Компании.
При увольнении в установленном порядке сдать дела (в соответствии с профилем работы: документы Компании, инструменты, спецодежду и т. д.).