Стремительно развивающаяся в Казахстане Ассоциация для успешных предпринимателей ищет в команду про активного специалиста: личный ассистент/ координатор работы Ассоциации.
Задачи и ожидаемые результаты работы, функционал.
● Координирование процессов в организации обучающих тренингов между спикерами и компанией:
определение календаря командировок спикеров в города выступления;
организация поездки спикеров;
контроль комфортного пребывания и предоставление полной информации для спикеров;
координирование работы спикера во время обучающего тренинга;
предоставление всех необходимых материалов участникам во время обучающего тренинга, как обучающих так и расходных;
контроль кофе - брейка, встреча участников тренинга;
поддержание дружеской обстановки во время обучающего тренинга;
работа со списками участников;
полное координация работы между компанией, спикерами и участниками.
● Координирование работы менеджеров бэкофиса:
сбор материала и данных для лэндинг страниц и веб сайта;
работа с поставщиками услуг по продакшну видео и фото, контроль монтажа;
работа с СММщиком, контроль выполнения контент плана, предоставление материала для постов;
работа с дизайнером, помощь в предоставлении информации для текстового контента;
составление ТЗ для рекламных креативов (постеры, motion видео).
Координирование рабочих вопросов (процессов);
Сопровождение текущей деятельности Ассоциации (планирование, организация совещаний и мероприятий, ведение документации);
Курирование всех организационных вопросов по проведению встреч, личное присутствие на встречах, написание follow up по итогам встречи, контроль выполнения обсужденных вопросов;
Деловая переписка, ведение телефонных переговоров;
Ведение базы контактов и регулярное обновление, поздравление с праздниками;
Ведение всех социальных сетей Facebook, Youtube, Instagram;
Подготовка презентаций, материалов для встреч;
Ведение базы документов в Google Drive;
Контроль PR активностей руководителя (выступления, публикации), формирование портфолио руководителя, ведение всей информации о руководителе.
● Выполнение личных поручений руководителя (кофе, обед, и т. д.);
Сбор информации о людях, с которыми руководителю предстоит выстроить отношения;
Анализ интересных мероприятий, выставок, семинаров, тренингов, формирование еженедельной сводки;
Анализ новой бизнес-литературы, бизнес выступлений, ежемесячные сводки
● Образование: высшее оконченное. Предпочтительно: финансы, менеджмент, психология, маркетинг
● Опыт работы: Предпочтительно - от 1 года помощник руководителя, помощник юриста, экономиста, бухгалтера и т. д., администратор, офис-менеджер, секретарь.
● Очень грамотная письменная и устная речь, этичность;
● Активность и скорость работы (человек способен быстро разбираться с поставленными задачами, проявлять постоянную скорость и расторопность в своей работе. Пассивный человек, которому сложно въезжать во все новое и который медленно работает, на эту позицию однозначно не подходит);
● Навыки приема исходящих/входящих телефонных звонков;
● Знать и использовать известные инструменты повышения эффективности работы;
● Любовь к новым инструментам коммуникации (Telegram, Slack), инструментам повышения эффективности (Google Docs, Google Disk), task tracking systems (Wunderlist), asana;
● Свободное владение всеми социальными сетями, активное пользование социальными сетями Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, Google+;
● Навыки создания презентаций.
● Рамки компенсационного пакета: оклад.
● Рабочий график: ненормированный, но не более 40 часов в неделю, возможна работа в сб/вс, а также праздничные дни (кроме НГ и 8 марта).
дополнительно к ЗП:
доступ к обучению и ценным знаниям современного менеджмента;
карьерный рост и повышение ЗП;
классный офис в центре города;
не материальная мотивация. коммуникации (Telegram, Slack), инструментам повышения эффективности (Google Docs, Google Disk), task tracking systems (Wunderlist), asana.